במסגרת הקורס של דר' שרון הרדוף-יפה, אוריינות דיגיטלית, עסקנו בנושא ניהול המידע האישי בעידן הדיגיטלי. ניהול מידע אישי היא פעילות שבה האדם שומר ומארגן את פריטי המידע שלו כדי לאחזר אותו בזמן מאוחר יותר (ברגמן, 2005). מיומנות ה-PIM- Personal Information Manager דורשת מהאנשים לארגן ביעילות את המידע שברשותם כדי שלא יבזבזו זמן יקר בחיפוש אחר המידע בעתיד.
בעקבות הלמידה בקורס, ניסיתי לבחון את עצמי ולראות מהי הדרך בה אני מארגנת את המידע האישי שלי? מן ההיבטים הפונקציונאליים, הקוגניטיביים והאפקטיביים-רגשיים כפי שפירטו אותם הרדוף ונחמיאס (2011).
אני מדור המהגרים. לא נולדתי ישר לדור
המחשבים. אמנם אני מתעסקת ועובדת על המחשבים כבר יותר מ-20 שנים, אך אני עדיין
מוצאת את עצמי מחפשת את דרכי בסבך ג'ונגל המידע הנוחת עלי מכל עבר ומצטבר אצלי
במחשב.
הפחד הקבוע שלי הוא שהמחשב יקרוס יום אחד
וכל המידע היקר שלי ייעלם. זכור לי יום, לפני הרבה שנים שבו ערכתי מסמך באיינשטיין
על המחשב הראשון שקנינו. הוא פשוט נעלם תוך כדי עבודה. שולחן המחשב המסכן ספג
בעיטות רבות, המסמך לא חזר. ומה שגרוע יותר, זה לא עזר ללמד אותי להיות זהירה
יותר ולגבות את כל המידע שלי בדרך מסודרת.
ובכל זאת, כנראה שקצת שכל יש לי ולמדתי על ארגון ושמירת מידע.
המידע שאני צוברת על המחשב הוא בעיקר
מסמכים, תמונות, מעט קישורים וכתובות אתרים.
את המסמכים אני שומרת על המחשב שלי- בתוך
תיקיות המאכסנות בתוכן תיקיות אחרות. כך אפשר למצוא בתוך תיקיית "סימה"
את תיקיית "לימודים" ובתוכה תיקיית "תואר שני" ותיקיית
"השתלמויות". בתוך "תואר שני" נמצא תיקיה לכל סמסטר, תיקיה
לבלוגים, לסמינר ועוד. וגם תיקיות אלה מכילות בתוכן תיקיות בנושאים שונים. שיטת
שמירת החומרים שלי אם כך היא תיוק עפ"י נושאים- מבנה היררכי.
 |
| המסמכים שלי במחשב הנייד |
מכיוון שהמחשב הנייד צעיר יחסית – בן שנה
וחצי, יש עליו מעט חומרים (מישהי לא העבירה אליו את החומרים הישנים שלה). ולכן,
כשאני מחפשת חומרים ישנים יותר, קיימות מספר אפשרויות:
ללכת למחשב הנייח ולחפש את המידע בתיקיית "מסמכים" או
בתיקיה נוספת הנמצאת בו שנקראת "המחשב הקודם" ובה יש חומר ישן אף יותר.
אפשרות נוספת: תיבת הgmail הנפלאה: מכיוון שכמעט כל המסמכים שלי שותפו דרך המייל בהזדמנות זו או אחרת, ומכיוון שאני כמעט ולא מוחקת ממנו כלום, אפשר לעשות חיפוש בעזרת מילות חיפוש, וכמעט תמיד, המסמך המבוקש ימצא.
עוד אפשרות: לבדוק באחד משלושת הדיסק- און-
קי שלי. בטח שם אמצא את המידע, חלק מהמידע על הדיסק און קי מסודר בתיקיות בעוד
שחלק אחר שלו זרוק בערימות.
מקומות נוספים בהם אני מאחסנת מסמכים הם
בענן של google-drive וdropbox.
 |
| תיקית התואר השני |
את google-drive הכרתי עוד לפני הלימודים לתואר
השני, אך מכיוון שהמורות המקבילות שלי סירבו לעשות בו שימוש, וגם בגלל שהמסמכים
משנים את צורתם במעבר בין הgoogle-drive והוורד, הוא נשאר כמעט ריק. במהלך הלימודים
חזרתי לעשות בו שימוש וכיום הוא "כמעט מאורגן"- בתיקיות כאלה ואחרות, אך
יש בו גם ערימות של מסמכים בלתי ממויינים, ולכן קשה למצוא בו משהו
כשאני מחפשת. כיום, כשפותחים קובץ בתיבת הג'ימייל, קיימת אפשרות לשמור את הקובץ
בgoogle-drive באופן מיידי. אפשרות זו עוזרת לי להתחיל ולארגן את התיקיות בתוך
הסביבה.
את תיבת הdropbox הכרתי ופתחתי במהלך
הלימודים. הוא מאורגן בתיקיות ובתתי- תיקיות כמו קובצי הוורד במחשב. חלק מהתיקיות
משותפות וחלקן פרטיות. בתוך התיקיות, נמצאים המסמכים. נוח להגיע לתיבת הdropbox מכל מכשיר ומכל מקום.
לשמור תמונות זה יותר קשה. צריך להוריד
אותן למחשב, למיין אותן, לסדר בתיקיות. אז, כשיש לי זמן, יש תיקיות מסודרות, עם שם
ותאריך, כשאין לי, קיימת תיקיה שכתוב עליה: "תמייני את התמונות". וכך היא
נשארת לאורך זמן. התמונות גם מצליחות להשתכפל ולהגיע להרבה תיקיות מקבילות: הן
נמצאות גם ביום הולדת איתמר, וגם בחנוכה 2012, וגם בתמונות איתמר. בקיצור, בתמונות,
הבלגן חוגג.
הדרך בה אני שומרת קישורים: סרגל
ה"מועדפים" של גוגל-כרום. בתוך הסרגל יש לי תיקיות ובתוכן קישורים
מועדפים. זו דרך נוחה מאוד לשמור את הקישורים. בעבר, הייתי פותחת קובץ וורד בנושא
מסויים ואליו הייתי מעתיקה ושומרת קישורים מתאימים לנושא. דרך די מסורבלת להגיע
לקישור מסויים: לפתוח תיקיה, למצוא את מסמך הקישורים, להעתיק את הקישור ולפתוח
אותו דרך הדפדפן...טוב שויתרתי עליה.
הדבר הכי חשוב: שמירת שם משתמש וסיסמא! בשביל
זה יש קובץ אקסל. ואם הוא ייעלם, אני בצרות צרורות. איפה לשמור אותו?
ועיקר הבעיה: איך יודעים איפה שמרתי כל
מסמך? האם הוא במחשב הנייד? במחשב הנייח? אולי בdropbox? בשביל זה קיים המח
האנושי - גם אם זיכרוני אינו מושלם, עדיין אני מצליחה למצוא כמעט תמיד את מה
שחיפשתי. ומה יהיה כשאזדקן?
ומכיוון שהזיכרון שלי הוא לא משהו, מי שעוזר לי במיוחד הוא
ה"חיפוש" של windows!
ביבליוגרפיה:
Bergman, O., Beyth-Marom, R., Nachmias, R. (2008) The
user-subjective approach to personal information management systems design:
Evidence and implementations, The American Society for Information Science
and Technology, 59(2), 235-246.
Hardof-Jaffe, S., Hershkovitz, A., Abu-Kishk, H., Bergman, O.,
& Nachmias, R. (2009). Students' organization strategies of personal
information space. Journal of Digital Information, 10(5).
